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あなたの起案書、正しい公用文ですか？ IMEとWordで書く正しい公用文

PCで漫然と文章を書くと、IME（日本語入力システム）が勝手に漢字に変換してくれるので、当て字や難読字が入った、漢字満載の文書になりがちです。 しかし、公用文は、漢字や送り仮名の使い方の基準に従って書く必要があります。 正しい公用文の作成を支援する、IMEとWordの使い方をご紹介します。

 

ズボラなあなたも正しい公用文が書ける方法

B男　僕の起案書、総務部長のところで常用漢字とか送り仮名とか、まっ赤っかに校正されてきたんですよぉ。このクソ忙しいのに、そんなのどうやって調べればいいんだあ。

亭主　指摘してもらえるだけ、ありがたいと思わんかい、タコが。
じゃがの、ここだけの話、お前さんやワシのようなズボラでも、真っ当な公用文が書ける奥の手があるんじゃよ。　フォッ、フォッ、フォッ・・・

Ｂ男　ええっ！　お、教えてくださいよぉ！

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公用文とＰＣ

　ＰＣでは、ＩＭＥ（日本語入力システム）のお陰で、とても手では書けないような難しい漢字もスラスラ使うことができます。しかし、携帯メールならともかく、公文書では、漢字や送り仮名を漫然と使うことはできません。
　一般的に自治体の公用文作成の基準は、昭和56年内閣官房長官通知の「公用文における漢字使用等について」に準拠することになっています。この通知のルールはかなり複雑ですが、ここでは思い切って簡単にまとめてみます。

 

 

　ルールには例外も多いため、全部を覚えた上で、正しい公用文を素早く作成するのは至難の技です。しかし、Microsoft-IME （以下「IME」）とWordの校正支援機能を活用すると、すべてではありませんが、チェックの手間を相当省くことができます。

 

IMEとWordを公用文用に設定

　まず、IMEの変換機能を公用文用に設定します。

　IMEバーのツールをクリック。下図のようなプロパティのダイアログが表示されます。

　ダイアログで�@の変換タブを選択します。

　ここで�Aの「送りがな・かなづかい基準」を、[本則]にするのがポイントです。

　これで、例えば「おこなう」を変換した場合、「行う」という送り仮名候補だけが表示されるようになります。なお、[通則]を選択した場合は、「行なう」という許容候補も表示されます。

 

　ついでに、上図で�Bの「コメントの表示」をチェックしておくと、漢字変換時に使い方のコメントが表示されるようになるので便利です。

　次は、Wordの校正機能を公用文用に設定しましょう。

　まず、Wordのメニューで［ツール］−［オプション］を選択し、オプション・ダイアログを表示します（下図）。

　�@［スペルチェックと文章校正］タブを開きます。（下図の状態）

　�A「文章校正」の「文書のスタイル」を、［公用文（校正用）］にします。

 

 

　�B上図の�Aの下の詳細設定ボタンを押し、詳細設定ダイアログ（下図）で、漢字や送り仮名のチェックのレベル設定を行います。

 

　ここまでの設定が終わると、文章入力中に基準に合わない部分があれば、Wordが下例のように波線で注意を促してくれます。波線部分を右クリックすると、その理由などが表示されます。

 

追加辞書で複合の語をチェック

　先の官房長官通知ルール中、「○言い回し」　―「×言回し」などの「複合の語」については、Wordはチェックしてくれません。

　そこでお勧めするのがMicrosoft-IMEでコメント表示してくれる、追加辞書です。法制執務用としては以下の２つがフリーでダウンロードできます。この辞書をダウンロードしてIMEに追加すると、入力時にまぎらわしい複合語の使い方が単語のコメントとしてで表示され、確認することができます。

 

　　・京都市行政改革課：　京都市オリジナル公用文専用辞書

　　・(株)クレステックソリューソンズ：　法制執務支援辞書（『じょうれいくん』辞書）

 

　なお、この機能を使う場合、IMEのプロパティの単語コメントの表示は、必ずオンにしておく必要がありますので注意してください。

 

▼「京都市オリジナル辞書」

 

　　また、一太郎・ATOK派（県に多いようですが）用として、専門辞書「ぎょうせい　公用文表記辞書　for ATOK」が、ジャストシステムから販売されています。本稿で紹介したものと同等の機能に加え、常用漢字、送り仮名などもチェックしてくれます。

 

ネット辞書でもチェック

　Wordから誤りを指摘されたら、無料のネット辞書でチェックしましょう。

　Yahoo!辞書（下図）は、大辞泉と大辞林という２冊の大型国語辞書に加え、類語辞書もあり、国語系の辞書が充実しているのでお勧めです。

　国語辞書では常用漢字が確認できます。また、類語辞典を活用すると、同じ言い回しの繰り返しを避けることができるので重宝します。

 

　※　Yahoo辞書の凡例　：　×…常用漢字外、▽…常用漢字表にない読み

 

新常用漢字表への対応はどうなる

B男　いやー、らくちん、らくちん。
チェックしているうちに要領分かってきたんで、嫌いな奴の起案書、思いっきり赤を入れてやりましたよ。

亭主　まったく、意地の悪いタコじゃな、お前さんは。
しかし、この方法がしばらくの間使えなくなるかもしれんのじゃ。

Ｂ男　ええっ！　ど、どうしてですか？

亭主　四半世紀ぶりに常用漢字表が改訂され、2009年の2月に答申されるんじゃ。
そうすると、これまで公文書で使えなかった約180字の漢字が使えるようになるわけだが、PCの場合、古いバージョンのWordやIME辞書が、すぐにアップデートして対応してくれるかどうかは分からんのじゃ。お前さんの知ったかぶりも、しばらくお休みになるかもしれんのう。　 フォッ、フォッ、フォッ・・・

 

(2008/10加筆) 

 

 

本シリーズの登場人物
Ｂ男 入庁７年目。不勉強を不遜な態度でごまかす名人。	Ｑ子 入庁３年目。空気を読まない質問で場を凍りつかせる才女。	亭主 入庁xx年目。種族不明。 最近、忘却力がレベルアップしている。

 

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